HR & Administratieve Support Officer (met bedrijfswagen) | Voltijds of 4/5

Als HR & Administratieve Support Officer bied je administratieve ondersteuning aan de HR- en operationele werking van het bedrijf. Jouw functie draagt bij aan een efficiënte organisatie van interne processen door het beheer van fleetadministratie, logistieke ondersteuning voor de ploegen en het correct beheren en opvolgen van operationele databanken.
Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:
Fleetadministratie

• Beheer en opvolging van keuringen en schadegevallen van de bedrijfsvoertuigen
• Jaarlijkse update en opvolging van verzekeringsgegevens van het wagenpark
• Beheer en administratieve opvolging van verkeersboetes.
• Beheer en opvolging van tankkaarten (aanvragen, wijzigingen, blokkeringen)
• Beheer gebruik interne voertuigen

Werkkledij, lockers en toegangsbeheer

• Beheer en verdeling van werkkledij aan medewerkers
• Opvolging en organisatie van lockers en persoonlijke opbergruimte.
• Beheer van toegangsbadges (aanmaken, aanpassen, blokkeren en opvolgen).
• Administratieve opvolging van bestellingen en stock

Logistieke ondersteuning ploegen

• Planning en reservatie van hotels voor montage- en afwerkingsploegen die op verplaatsing werken
• Afstemming met interne diensten en hotels om een vlotte organisatie van overnachtingen te garanderen.

Administratieve ondersteuning HR / planning

• Ondersteuning bij de opvolging van tijdsregistratie en administratieve verwerking.
• Signaleren van afwijkingen of ontbrekende registraties.

Databeheer

• Up-to-date houden van de database van projecten en bijhorende administratieve gegevens
• Correct registreren, actualiseren en structureren van informatie
• Actief opvolgen en aanvullen van ontbrekende gegevens zodat de database continu gevoed en betrouwbaar blijft
• Afstemmen met interne diensten om correcte en volledige projectinformatie te verzamelen en te verwerken.

Daarnaast bied je algemene administratieve ondersteuning waar nodig om een vlotte dagelijkse werking van de organisatie te garanderen.
Je rapporteert rechtstreeks aan de HR Manager en werkt in functie van de dagelijkse werking samen met verschillende interne diensten zoals HR, planning en projectadministratie.

• Je hebt een Bachelordiploma en een stabiele werkervaring.
• Je werkt administratief heel corrrect en punctueel.
• Je houdt ervan om anderen administratief te ondersteunen.
• Jouw kennis Nederlands is perfect. Jouw kennis Frans is goed.
• Je bent collegiaal.

• Een gevarieerde functie binnen een dynamisch groeiend bedrijf.
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden inclusief extralegale voordelen zoals een hybride wagen met laad/tankkaart.
• Een voltijdse of 4/5 functie (geen thuiswerk). Werkuren: opstarten tussen 7.30 u en 8.30 u. Er kan ten vroegste gestopt worden om 16.30 uur. Er worden 8 uur/dag gespresteerd in een voltijds regime.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleiding.
• Je komt terecht in een gemoedelijke en prettige werksfeer in een enthousiast team, waar collegialiteit en klantgerichtheid hoog in het vaandel staan.